Vertrouwenspersoon

Waarom een vertrouwenspersoon?

In elke organisatie krijgen medewerkers te maken met ongewenste omgangsvormen en kwesties m.b.t. Integriteit zowel van collega’s als van leidinggevenden. Werkgevers hebben op basis van art. 7:611 burgerlijk wetboek en art.3.2 arbowet de wettelijke plicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Daarnaast zegt het huis van de klokkenluiders dat een organisatie een meldregeling moet hebben, en een meldpunt integriteit. Mijn oogmerk van het werk als vertrouwenspersoon is bij te dragen aan een veilige en integere werkomgeving, waarin werknemers optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste van zichzelf te geven voor de organisatie.

Ik richt mij op melders van ongewenst gedrag en integriteit door deze te ondersteunen en te helpen bij het de-escaleren, het beëindigen van het als ongewenst ervaren gedrag, en het stopzetten van de integriteitschending klein of groot. Opvang, begeleiding en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel. Ik begeleid de medewerker bij elke stap die de medewerker wil zetten binnen jullie organisatie. Van niets doen tot een klachtenprocedure, en alles wat daar tussen ligt. De melder blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de keuzes die er gemaakt worden voor het oplossen van de casus. De melder houdt dus de regie! Na het oplossen van de casus verleen ik nog enige tijd nazorg.

Wat is mijn functie?

Ik heb één of meerdere overeenkomsten tot opdracht, door, of namens één of meerdere opdrachtgevers waarmee geen gezags- of rechtsverhouding bestaat. Mijn uitgangspunt hierbij is het werkzaam zijn als zelfstandig vertrouwenspersoon. Werknemers van uw organisatie die grensoverschrijdend gedrag ervaren, en /of casussen met betrekking tot integriteit bemerken, kunnen mij op vertrouwelijke basis benaderen voor een luisterend oor, ondersteuning en advies.

Mijn primaire rol ligt in de opvang en begeleiding van medewerkers die ongewenst gedrag en /of casussen met betrekking tot integriteit (hebben) ervaren. Maar daarnaast ben ik binnen de organisatie ook van betekenis voor de voorlichting over ongewenste omgangsvormen, integriteit, en voor gevraagd en ongevraagd advies aan het management en leidinggevenden over bijvoorbeeld casuïstiek met betrekking tot omgangsvormen, integriteit en het stellen en handhaven van gedragsnormen of dilemma’s in hun rol. Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken mijn werk. Uit mijn functie volgt dat ik een geheimhoudingsplicht heb en een intern verschoningsrecht. Ik ben alleen verantwoording schuldig aan het hoogste gezag van de organisatie, en leg geen inhoudelijke verantwoording af aangaande individuele gevallen.

Wat zijn mijn taken?

Er zijn drie hoofdtaken te onderscheiden:

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van de medewerker.
2. Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie.
3. Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management middels het jaarverslag.

De taken en acties die onder deze hoofdtaken vallen, kunnen in uw organisatie op detail aangepast worden. Deze lijst van taken en acties is voor mij een leidraad, om in een gesprek met u als werkgever mijn functie in uw organisatie concreet vorm te geven.

Wat zijn mijn bevoegdheden?

Ik functioneer autonoom zonder last of ruggespraak, en leg daarbij minimaal één keer per jaar geanonimiseerd verantwoording af aan het hoogste gezag in de organisatie. De verslaglegging is niet terug te voeren op individuele medewerkers. Ik ben niet verantwoordelijk voor het werkklimaat, de sfeer, de (on)gewenste omgangsvormen en de integriteit op de werkplek. Ik ben meer de thermometer van de organisatie die aan bestuur en management aangeeft: wat ik weet dat speelt vanuit de casuïstiek die ik hoor van melders; wat mij vanuit mijn kennis van ongewenste omgangsvormen en integriteit opvalt, en wat dit betekent voor de veiligheid en het werkplezier van de medewerkers; welke gevolgen dit voor de medewerkers en de organisatie kan hebben; welke maatregelen het management in dezen zou kunnen nemen.

De informatie waarover ik beschik, is vertrouwelijk, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn die de geheimhoudingsplicht van mij als vertrouwenspersoon doorbreken. Ik zal naast ongewenste omgangsvormen en integriteit geconfronteerd worden met problematiek rond functionerings- en beoordelingsgesprekken, reorganisaties, arbeidsconflicten en privéproblemen. Dergelijke kwesties zelf behoren per definitie niet tot mijn werkterrein; echter wél het ongewenst gedrag dat daaruit kan voortvloeien.

Wie ben ik?

Kwaliteiten
Als vertrouwenspersoon ben ik toegankelijk, en bovendien empathisch. Ik ben onafhankelijk, en een strategisch denker die in staat is de verschillende belangen te onderscheiden, in conflictueuze situaties te opereren, en kan afstand houden van de casuïstiek. Ik heb goed gevoel voor gedrag van mensen, voor onderlinge verhoudingen, en voor organisatiecultuur en doorgrondt situaties die ongewenste omgangsvormen kunnen veroorzaken. In mijn rol kan ik oordeelvrij doorvragen naar het doel van de melder en de wegen die de melder zou willen bewandelen. Ik beschik over een goed reflectievermogen en ben in staat om goede heldere feedback te geven. Ik ben bestand tegen omgevingsdruk, en hou mij nauwgezet aan sociale, ethische en professionele normen en waarden.

Vaardigheden
Voor een succesvolle uitvoering van het vertrouwenswerk, vind ik het belangrijk goed te kunnen luisteren en te kunnen zwijgen. Integriteit, betrouwbaarheid, en communicatieve vaardigheden, vind ik in mijn rol cruciaal, evenals organisatiesensitiviteit en strategisch inzicht. Ik reflecteert op eigen gedrag, en standpunten, en probeer altijd een bijdrage te leveren aan het reflecteren van anderen op het gedrag, en de omgang met elkaar. Op basis van mijn bevindingen kan ik een geanonimiseerd verslag schrijven, en aanbevelingen doen aan het management.

Kennis
Ik heb inzicht in sociale verschijningsvormen als discriminatie, geweld & agressie, (seksuele) intimidatie, pesten, integriteit en conflicten. Ik ken mijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden, en de organisatiestructuur waarin ik mijn functie uitoefen. Om deze vaardigheden te blijven ontwikkelen, vind ik het noodzakelijk dat ik op de hoogte blijf van nieuwe ontwikkelingen d.m.v. vakliteratuur, het bezoeken van congressen, het volgen van trainingen en intervisies.

Wat heb ik nodig om goed te kunnen functioneren?

Commitment
Betrokkenheid en steun van het management en bestuur van de organisatie in mijn rol als vertrouwenspersoon vind ik onontbeerlijk. Ik vind het van belang dat de aanwezigheid, en mijn rol van vertrouwenspersoon binnen de organisatie breed wordt gecommuniceerd.

Faciliteiten
Graag beschik ik over adequate faciliteiten en middelen. Het hebben van een toegankelijke ruimte waar melders naar toe kunnen voor een vertrouwelijk gesprek, is belangrijk voor het waarborgen van de privacy. Graag word ik voorzien van alle relevante persoons- en bedrijfsgegevens die ik nodig heb voor het uitoefenen van mijn functie.

Tijd
Het spreekt voor zich dat ik voldoende tijd moet krijgen voor het uitvoeren van mijn taken, deskundigheidsbevordering, en voor overleg met andere disciplines.